การนำระบบอัตโนมัติมาใช้ในองค์กร (AI/Automation) เป็นกระบวนการที่ต้องมีการวางแผนและเตรียมตัวอย่างรอบคอบ บทความนี้จะแนะนำ 6 ขั้นตอนสำคัญที่องค์กรควรดำเนินการก่อนเริ่มต้นใช้งานระบบอัตโนมัติ
1. วิเคราะห์งานที่เหมาะกับการทำอัตโนมัติ
เริ่มจากการตรวจสอบว่า “งานไหน” ที่เหมาะสมกับการใช้ Automation เช่น งานที่ซ้ำซ้อน, ใช้เวลาดำเนินการมาก, มีโอกาสผิดพลาดสูง หรือเป็นงานที่ไม่จำเป็นต้องใช้การตัดสินใจที่ซับซ้อน
2. ทำความเข้าใจกระบวนการปัจจุบัน (Process Mapping)
การเขียน Flow ของกระบวนการที่มีอยู่ จะช่วยให้คุณเห็นภาพว่าจุดใดควรปรับปรุง และ Automation ควรเข้าไปอยู่ในจุดไหนจึงจะได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด
3. เลือกเทคโนโลยีให้เหมาะกับเป้าหมาย
ระบบอัตโนมัติมีหลายประเภท เช่น RPA (Robotic Process Automation), Workflow Automation, Chatbot, และ AI-based Automation ควรเลือกใช้ให้เหมาะสมกับประเภทของงานและระดับความซับซ้อน
4. เตรียมทีมงานและโครงสร้างองค์กรให้พร้อม
พนักงานควรได้รับการอบรมเพื่อเข้าใจระบบใหม่ และโครงสร้างการทำงานควรยืดหยุ่นพอที่จะปรับเปลี่ยนตามกระบวนการใหม่ได้
5. เริ่มจาก Pilot Project
การทดลองใช้กับบางส่วนขององค์กรจะช่วยให้เห็นผลลัพธ์จริง และสามารถเก็บ Feedback มาปรับปรุงก่อนขยายไปทั้งองค์กร
6. วัดผลและปรับปรุงต่อเนื่อง
ควรกำหนด KPI ชัดเจน เช่น ลดเวลาการทำงาน, ลดต้นทุน หรือเพิ่มความพึงพอใจลูกค้า และนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้ในการพัฒนาระบบต่อไป
Prowise Tech กับระบบ Automation เรามีประสบการณ์ในการออกแบบระบบ Automation ที่เหมาะสมกับธุรกิจไทย โดยไม่ใช่แค่ลงระบบ แต่เป็นพาร์ทเนอร์ที่ช่วยวางแผน วัดผล และขยายผลในระยะยาว เพื่อให้เทคโนโลยีทำงานเคียงข้างคนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
